Wydatki poniesione na eksploatację pojazdu t.j. zakup paliwa, olejów, części zamiennych, ubezpieczeń, naprawy itp. są rozliczane dwojako, w zależności od faktu czy dany pojazd stanowi majątek firmy czy też nie.

„Kilometrówka” czy faktura?

Jeżeli samochód nie stanowi własności firmy - nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych, a mimo to przedsiębiorca wykorzystuje go na potrzeby działalności gospodarczej, to wydatki poniesione na eksploatację takiego auta będzie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów. Warunkiem ku temu jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki w sposób wskazany w art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej updof) i art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej updop). Taka ewidencja nie ma określonej formy, jedynie w przywołanych przepisach ustawodawca określa minimalne wymagania, jakie powinna spełniać:

1) nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu;
2) numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika;
3) kolejny numer wpisu;
4) datę i cel wyjazdu;
5) opis trasy (skąd-dokąd);
6) liczbę faktycznie przejechanych kilometrów;
7) stawkę za 1 km przebiegu;
8) kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu;
9) podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Polecamy: Zmiana składu osobowego wspólników spółki cywilnej, a własność samochodu będącego składnikiem majątku spółki