Zgodnie z przepisami Kodeksu pracy pracownikowi wykonującemu na polecenie pracodawcy zadanie służbowe poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy lub poza stałym miejscem pracy, przysługują należności na pokrycie kosztów związanych z podróżą służbową.

Aby wyjazd nazwać podróżą służbową pracownik musi opuścić miejscowość w której znajduje się siedziba pracodawcy lub miejsce stałego miejsca pracy określone zgodnie z zapisami umowy o pracę. Podróż służbową poprzedza wydanie przez pracodawcę pisemnego polecenia wyjazdu związanego z realizacją zadania służbowego.

Porównaj: Używanie samochodu służbowego dla celów prywatnych

W poleceniu wyjazdu służbowego należy uwzględnić następujące informacje:
1. dane pracownika,
2. cel podróży,
3. miejsce wyjazdu i miejsce docelowe,
4. czas podróży służbowej,
5. środki lokomocji.

Prawo pracy zabrania wysyłania w podróż służbową rodziców wychowujących dzieci do lat 4 oraz kobiet w ciąży bez ich zgody. 

Z tytułu podróży służbowej pracownikowi przysługują:
1. Diety
2. Zwrot kosztów:
a. przejazdów,
b. noclegów,
c. dojazdów środkami komunikacji miejskiej,
d. innych udokumentowanych wydatków określonych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb.

Autor: Wanda Karasińska. Artykuł jest fragmentem książki Samochód w firmie 2010. Wydawnictwo Wszechnica Podatkowa